Archive: julho 2022

Confira cuidados no desenvolvimento deste documento, que permite às empresas identificar oportunidades e planejar investimentos no curto, médio e longo prazos

Mostramos no blog, recentemente, a importância da manutenção de TI e a necessidade de focar seu time em ações de alto valor, dois passos que podem ser muito auxiliados com a realização de um inventário de TI. Neste artigo, vamos mostrar os principais cuidados para realizar este processo de forma adequada e eficiente, garantindo uma visão completa da estrutura de TI da organização.

Vamos, porém, partir do princípio: o que é inventário de TI? Trata-se de um documento que deve englobar todos os ativos (software, hardware, licenças, dispositivos) existentes dentro de uma companhia. Nele, estarão presentes informações importantes: dados de compra, manutenções realizadas e as futuras, data de expiração de licenças, funcionário responsável pelo dispositivo, entre outras.

O objetivo por trás deste documento é realizar um levantamento de todos os recursos tecnológicos existentes em uma empresa.

Por que elaborar um inventário de TI?

Em um mundo cada vez mais digitalizado, obter o melhor dos recursos já existentes dentro de uma empresa é um caminho barato e inteligente para se tornar mais competitivo. Uma das certezas é que ignorar este documento vai colocar uma empresa atrás dos seus concorrentes, independentemente do investimento feito em softwares, hardwares, licenças e dispositivos.

Um inventário de TI oferece aos gestores a possibilidade de compreender o momento da organização, identificando oportunidades de investimento e de melhorias, além de antecipar potenciais problemas que podem interferir no dia a dia da organização. Algumas vantagens da elaboração deste documento são:

– Monitorar as necessidades de TI dentro de um planejamento de curto, médio e longo prazo do negócio;

– Antecipar problemas, vulnerabilidades e dificuldades por falta de recursos de TI, ainda mais em uma época na qual a segurança de dados é essencial;

– Manter os prazos de garantia de equipamentos;

– Garantir a realização de manutenções preditivas de dispositivos, ampliando sua vida útil;

– Identificar ativos ineficazes ou obsoletos;

– Ter mais dados para tomar decisões estratégicas sobre futuros investimentos e quais serão as prioridades de melhorias;

– Descobrir o status de proteção dos dados corporativos e potenciais melhorias de segurança;

– Realizar auditorias de softwares e de licenças, identificando prazos de renovação e programas desnecessários.

Como fazer um inventário de TI?

Sabendo do que se trata e quais as vantagens de realizar um inventário de TI, vamos direto ao assunto: o que deve ser incluído neste documento?

1 – Criar categorias

Como todo inventário, o passo inicial é definir as categorias nas quais os ativos devem ser listados. É preciso definir grandes categorias, como hardware, software, usuários e, na sequência, estabelecer subgrupos dentro delas.

É importante que essas divisões internas sejam bem estruturadas, de modo a facilitar a visualização de todos os ativos. Por exemplo, na categoria hardware, é possível separar: computadores, notebooks, impressoras, roteadores, modens, servidores, entre outros. No caso dos softwares, a separação deve ser feita entre aplicativos, licenças e serviços em nuvem.

2 – Definir uma forma de nomeação

Os ativos se repetem dentro de uma empresa, sejam os softwares ou os hardwares. Ainda que dois notebooks sejam exatamente iguais, dentro de um inventário de TI eles precisam ser incluídos de maneira diferente. É importante que esse padrão seja mantido ao longo do tempo, sob pena de o trabalho se perder caso não seja seguido.

O segundo é definir uma forma de nomeação que contemple as especificidades de cada dispositivo, licença ou ativo – e que possa ser facilmente visualizado pelos gestores. É comum a mistura de letras e números para criação de uma regra própria, que deve estar claramente especificada no inventário de TI.

3 – Escolha do software

Obviamente, uma planilha tradicional ou na nuvem pode ser usada para realizar o levantamento dos ativos de TI. Entretanto, existem soluções que tornam esse trabalho mais intuitivo e simples.

Além disso, essas ferramentas podem criar uma lógica de automatização de informações, garantindo a atualização dos ativos de maneira inteligente. Erros e esquecimentos costumam ser mais comuns em processos manuais e repetitivos como esse.

4 – Listagem dos ativos

Após a criação de categorias, seus subgrupos e o padrão de nomeação dos ativos, o trabalho propriamente dito será realizado. É o momento de identificar todos os ativos existentes dentro da corporação e listá-los em seus grupos próprios.

Entre as informações pertinentes, vale não esquecer:

– Nome do produto e o seu nome dentro do padrão estabelecido pela empresa;

– O número do item e seu número de série;

– Dados técnicos de cada dispositivo e software;

– Data de compra, de manutenção e da próxima manutenção preventiva (ou renovação, no caso de licenças e softwares);

– Informações adicionais.

5 – Estabeleça responsáveis

Mesmo com a possibilidade de automatização via software, o inventário de TI é um serviço que terá que ser reavaliado periodicamente, já que as organizações estão constantemente adquirindo novos hardwares e softwares, além da necessidade de manutenções e outros problemas.

Nesse sentido, é mais simples manter um inventário de TI atualizado do que começar do zero após seis meses ou um ano. Por isso, um dos caminhos mais simples é determinar uma pessoa ou um grupo dentro do TI que terá a responsabilidade de fazer essa checagem de forma periódica.

O prazo adequado depende do perfil da empresa, mas pode ser diário, semanal, mensal, trimestral, semestral ou até anual, conforme o perfil empresarial e a situação do TI para atingir os objetivos de curto, médio e longo prazos.

Não esqueça de alguns cuidados adicionais

Faça auditorias – Além da listagem dos ativos, é preciso realizar auditorias frequentes nos dispositivos e em toda a estrutura em busca de vulnerabilidades e outras falhas. Em um universo no qual os ataques cibernéticos são cada vez mais comuns, esse cuidado é fundamental.

Proteja os dados – Assim como ocorre com os dados empresariais, é preciso que o inventário de TI esteja bem protegido, pois ele trará informações estratégicas sobre o seu negócio. Mantenha backups seguros e invista na proteção do seu negócio.

Estabeleça termos de responsabilidade – Em um cenário de trabalho híbrido e home office, muitos ativos empresariais estão localizados na casa de colaboradores. Crie um termo de responsabilidade e garanta que esses dispositivos e softwares sejam devidamente monitorados, atualizados e protegidos.

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Busca por melhoria no segmento de Tecnologia da Informação passa necessariamente por uma mudança de visão sobre a sua finalidade para as empresas

Em 2022, o mercado de TI deve seguir em alta no Brasil. As projeções da IDC Brasil são de um aumento de 8,2% no mercado de Tecnologia da Informação e Comunicações (TIC). O segmento de TI isolado deve ter avanço superior a 10%, direcionado às áreas de produtividade e controle de custos, customer experience, novos produtos e serviços e atração e retenção de talentos.

O country manager da IDC Brasil, Denis Arcieri, vê boas perspectivas para o mercado de serviços de TI e de software ao longo deste ano, especialmente em uma mudança de perspectiva sobre a área. “A necessidade de gerar mais negócios está convidando as empresas a repensarem suas prioridades e, consecutivamente, aumentando a demanda por soluções de TI”, analisa.

Diante desse cenário, no qual as organizações pretendem aumentar seus investimentos na área, um dos grandes desafios buscados por empresários é tornar a sua operação de TI mais efetiva ao ponto de incrementar e ganhar a capacidade de atender múltiplos usuários e otimizar a operação sem onerar a organização. Existe uma receita padrão para chegar a esse resultado?

TI é uma área estratégica

Na avaliação do CEO da Inove Solutions, Walter Troncoso, o primeiro passo que as empresas devem dar em direção ao suporte de TI é entenderem que o departamento é muito mais do que uma despesa ou custo. Mesmo com todas as novas demandas surgidas em meio à pandemia, ainda existe uma mentalidade equivocada sobre o segmento, que não é entendido como estratégico por muitas empresas.

“A visão de muitas empresas sempre foi que a TI era a despesa, pois não dá o lucro direto como acontece na área de vendas. Muitas vezes, no objetivo do negócio, em um momento de corte de despesas, as adequações repercutem na TI”, explica Troncoso. “Mesmo que exista a necessidade de cortar custos, é possível fazer de forma inteligente, permitindo o crescimento”, destaca.

Para Troncoso, a mudança inicial deve estar relacionada aos aspectos culturais das empresas. É difícil imaginar organizações que serão referência nos próximos anos sem um suporte de TI que garanta o atendimento de múltiplos usuários, a otimização da performance e a segurança.

“A TI já é um pilar essencial de qualquer negócio. No entanto, haverá uma grande mudança no mercado nos próximos 5 ou 10 anos. As organizações que entenderem isso vão conseguir progredir. Quem estiver na liderança neste período de transformação digital vai seguir à frente. Uma vez que isso aconteça, não sei se será possível ter volta”, opina.

Em 2021, o investimento em TI global teve aumento de 8,6% sobre 2020, de acordo com levantamento do Instituto Gartner. Para 2022, a projeção é de novo crescimento de 5,3%. O aumento de aporte de recursos não necessariamente significa uma melhora no dia a dia das corporações e na forma como os clientes enxergam as organizações. É preciso que os outros departamentos contem com o suporte de TI.

O papel da TI

Um dos papéis primordiais da TI nos próximos anos será na criação de boas experiências para os usuários. Todo o esforço de uma empresa deve se tornar mais efetiva para os seus usuários, tanto os internos (colaboradores) quanto os externos (clientes). Equívocos nesta área são difíceis de mensurar em razão da extensão desses impactos, que impedem a formação de novas parcerias.

“Pecar na experiência do usuário se reverte diretamente em diversos aspectos, o que inclui a imagem da marca, a percepção de potenciais clientes, a relação que se tem com os produtos. Tudo isso vai se acumulando negativamente, pesando sobre as companhias. Não é nem sequer possível mensurar quantos negócios deixaram de ser fechados por isso”, revela Troncoso.

Esse cuidado é ainda mais determinante com a transformação digital, que propicia um aumento no alcance das organizações, ampliando o volume de relações com consumidores. Pense em uma empresa que operava apenas fisicamente e passou a comercializar via e-commerce: seu público-alvo passou de pessoas de um determinado bairro até o limite de sua capacidade de entrega dos itens.

De acordo com Troncoso, o suporte de TI para o atendimento e outras melhorias é “ajustável”. O principal cuidado é com a criação de um modelo de arquitetura de TI que respeite a cultura da organização. “A arquitetura de TI é como a fundação de uma casa. Se for bem feita, eu terei flexibilidade para construir mais. A mesma lógica se aplica aqui”, raciocina.

É importante que as empresas se movimentem tendo essa mentalidade:

– Vamos adotar um novo sistema? É preciso homologá-lo antes da implementação.

– Vamos adquirir uma empresa: os sistemas e ferramentas precisam se adaptar a esse modelo.

– Vamos crescer? O que é necessário para ter uma estrutura adequada dentro dessa lógica.

“Quando toda a organização se movimenta dentro dessas bases, torna-se mais simples para encontrar as soluções e fazer com que a área deixe de ser um centro de custo para efetivamente oferecer um suporte de TI para toda a organização, como se espera em um mundo digital”, afirma.

Ou seja, mais do que meramente aumentar a quantia de recursos, é preciso garantir que a aplicação de verbas siga uma lógica dentro de um planejamento de curto, médio e longo prazo da organização, considerando as necessidades para melhorar a experiência dos clientes, sejam eles internos ou externos.

O suporte de TI para toda uma organização não depende apenas do volume de recursos destinado à área, mas a forma como esse departamento é entendido e pensado para o futuro. Mais do que dinheiro, o TI precisa ser entendido, de fato, como estratégico.