Conozca los cuidados en el desarrollo del inventario de TI. Se trata de un documento que permite identificar oportunidades. Además, ayuda a planificar inversiones a corto, mediano y largo plazo

Además, mostramos recientemente en el blog la importancia del mantenimiento de TI. También tratamos la necesidad de enfocar a su equipo en acciones de alto valor. Son dos pasos que pueden apoyarse mucho en un inventario de TI. En este artículo, vamos a mostrar los principales cuidados de este proceso. Como resultado, tendrá una visión completa de la estructura de TI.

En la práctica, partamos del principio: ¿qué es un inventario de TI? Se trata de un documento que debe englobar todos los activos de una compañía: software, hardware, licencias y dispositivos. En él estarán presentes informaciones importantes. Por ejemplo, datos de compra, mantenimientos realizados y futuros, fecha de expiración de licencias y empleado responsable del dispositivo.

Por eso, el objetivo detrás de este documento es realizar un levantamiento de todos los recursos tecnológicos existentes en una empresa.

¿Por qué elaborar un inventario de TI?

Del mismo modo, vivimos en un mundo cada vez más digitalizado. Obtener lo mejor de los recursos ya existentes es un camino económico e inteligente. Así, la empresa se vuelve más competitiva. Una de las certezas es que ignorar este documento deja a la empresa detrás de sus competidores. Eso ocurre sin importar la inversión hecha en software, hardware, licencias y dispositivos.

Como resultado, un inventario de TI permite a los gestores comprender el momento de la organización. También ayuda a identificar oportunidades de inversión y de mejora. Además, anticipa problemas potenciales que pueden interferir en el día a día. Algunas ventajas de elaborar este documento son:

– Monitorear las necesidades de TI dentro de una planificación de corto, mediano y largo plazo del negocio;

– Anticipar problemas, vulnerabilidades y dificultades por falta de recursos de TI. Hoy la seguridad de los datos es esencial;

– Mantener los plazos de garantía de los equipos;

– Garantizar la realización de mantenimientos predictivos de los dispositivos, ampliando su vida útil;

– Identificar activos ineficaces u obsoletos;

– Tener más datos para tomar decisiones estratégicas sobre futuras inversiones y cuáles serán las prioridades de mejora;

– Descubrir el estado de protección de los datos corporativos y posibles mejoras de seguridad;

– Realizar auditorías de software y de licencias, identificando plazos de renovación y programas innecesarios.

¿Cómo hacer un inventario de TI?

En resumen, ya sabemos de qué se trata y cuáles son sus ventajas. Por lo tanto, vamos directo al asunto: ¿qué debe incluirse en este documento?

1 – Crear categorías

Como todo inventario, el paso inicial es definir las categorías en las que los activos deben listarse. Es necesario definir grandes categorías, como hardware, software y usuarios. A continuación, se establecen subgrupos dentro de ellas.

Al fin y al cabo, es importante que estas divisiones internas estén bien estructuradas. Así facilitan la visualización de todos los activos. Por ejemplo, en la categoría hardware, es posible separar: computadoras, notebooks, impresoras, routers, módems y servidores. En el caso del software, la separación debe hacerse entre aplicaciones, licencias y servicios en la nube.

2 – Definir una forma de nomenclatura

Además, los activos se repiten dentro de una empresa, ya sean software o hardware. Aunque dos notebooks sean exactamente iguales, en un inventario de TI deben registrarse de manera diferente. Es importante que este estándar se mantenga a lo largo del tiempo. De lo contrario, el trabajo se pierde.

En la práctica, el segundo paso es definir una forma de nomenclatura. Esta debe contemplar las especificidades de cada dispositivo, licencia o activo. Además, tiene que ser fácilmente visualizada por los gestores. Es común mezclar letras y números para crear una regla propia. Por lo tanto, esa regla debe estar claramente especificada en el inventario de TI.

3 – Elección del software

Por eso, una planilla tradicional o en la nube puede usarse para el levantamiento de los activos de TI. Sin embargo, existen soluciones que hacen ese trabajo más intuitivo y simple.

Además, estas herramientas pueden crear una lógica de automatización de la información. Como resultado, garantizan la actualización de los activos de manera inteligente. Los errores y olvidos suelen ser más comunes en procesos manuales y repetitivos como este.

4 – Listado de los activos

Del mismo modo, primero se crean las categorías, sus subgrupos y el estándar de nomenclatura. Después llega el trabajo propiamente dicho. Es el momento de identificar todos los activos de la corporación y listarlos en sus grupos correspondientes.

Como resultado, entre la información pertinente, no olvide:

– Nombre del producto y su nombre dentro del estándar establecido por la empresa;

– El número del artículo y su número de serie;

– Datos técnicos de cada dispositivo y software;

– Fecha de compra, de mantenimiento y del próximo mantenimiento preventivo (o renovación, en el caso de licencias y software);

– Información adicional.

5 – Establezca responsables

Mientras tanto, incluso con automatización vía software, el inventario de TI debe reevaluarse periódicamente. Las organizaciones adquieren nuevos hardware y software de forma constante. Además, siempre surgen necesidades de mantenimiento y otros problemas.

En resumen, es más simple mantener un inventario de TI actualizado. Empezar de cero después de seis meses o un año cuesta mucho más. Por eso, uno de los caminos más simples es determinar una persona o un grupo dentro de TI. Ese responsable hará la verificación de forma periódica.

El plazo adecuado depende del perfil de la empresa. Puede ser diario, semanal, mensual, trimestral, semestral o incluso anual. Todo depende de la situación de la TI y de los objetivos de corto, mediano y largo plazo.

No olvide algunos cuidados adicionales

Al fin y al cabo, haga auditorías – Además del listado de activos, es necesario realizar auditorías frecuentes. Estas deben cubrir los dispositivos y toda la estructura, en busca de vulnerabilidades y otras fallas. En un universo en el que los ataques cibernéticos son cada vez más comunes, este cuidado es fundamental.

Además, proteja los datos – Al igual que ocurre con los datos empresariales, el inventario de TI debe estar bien protegido. Al fin y al cabo, contendrá información estratégica sobre su negocio. Mantenga backups seguros e invierta en la protección de su empresa.

En la práctica, establezca términos de responsabilidad – En un escenario de trabajo híbrido y home office, muchos activos están en las casas de los colaboradores. Cree un término de responsabilidad. Así garantiza que esos dispositivos y software sean debidamente monitoreados, actualizados y protegidos.

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